Rekrutacja.p.lodz.pl
Wikamp


Fb

 

 

Politechnika Łódzka

 

Zaliczka na wyjazd i rozliczenie



Poniżej znajdują się informacje na temat zaliczki na wyjazd i rozliczenia.

 

Zaliczka na służbowy wyjazd zagraniczny składa się z:

  • diet dziennych,
  • diety dojazdowej,
  • przejazdów w mieście,
  • kosztów noclegu,
  • opłaty konferencyjnej,
  • innych wydatków (np. materiały, opłaty wizowe, przejazdy między miastami).

 

Diety dzienne

Przy obliczaniu diet, czas podróży liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej (w przypadku podróży samochodem, pociągiem lub autobusem) lub godziny wylotu i godziny przylotu (w przypadku podróży samolotem).

 

Za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Za niepełną dobę:

  • do 8 godzin - 1/3 diety,
  • ponad 8 do 12 godzin - 1/2 diety,
  • ponad 12 godzin - pełna dieta.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:

  • śniadanie - 15% diety,
  • obiad - 30% diety,
  • kolację - 30% diety,
  • inne wydatki /kieszonkowe/... - 25% diety.

 

Dieta dojazdowa

Dieta dojazdowa - w wysokości jednej diety dziennej - przeznaczona jest na opłacenie przejazdu z lotniska lub dworca do hotelu i przysługuje na każde miasto, w którym pracownik korzystał z noclegu. Zamiast diety dojazdowej można przedstawić rachunek.

 

Przejazdy w mieście

Przejazdy w miastach wyliczane są ryczałtem: 10% diety dziennej x liczba dni spędzonych za granicą. Mogą być również rozliczone na podstawie biletów, przy czym nie można łączyć obu form zwrotu kosztów.

Przejazdy w miastach oraz dieta dojazdowa nie przysługują w przypadku podróży samochodem.

 

Hotel

Za nocleg pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym w granicach ustalonego limitu. Rachunek musi być wystawiony na Politechnikę Łódzką, według następującego wzoru:

 

Politechnika Łódzka – (nazwa jednostki),

nazwisko i imię,

adres PŁ lub jednostki delegowanego, 

NIP: 727-002-18-95.

 

Przy czym „Politechnika Łódzka” oraz nazwisko i imię delegowanego muszą się bezwzględnie znaleźć na fakturze.

W razie niemożności przedłożenia rachunku za nocleg przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu hotelowego. Ryczałt nie przysługuje, gdy strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg lub gdy koszty zakwaterowania wliczone są w opłatę konferencyjną.

 

Opłata konferencyjna

W przypadku wyjazdu na konferencję, do podania należy dołączyć dokument zawierający następujące dane, gdy opłata ma być zrealizowana przelewem bankowym:

  • nazwa i adres beneficjenta,
  • nazwa i adres banku,
  • numer rachunku (lub IBAN w przypadku krajów europejskich),
  • kod SWIFT/BIC,
  • tytuł przelewu.

Zgodnie z ustaleniami, SMK przygotowuje zlecenie przelewu, które przekazuje do realizacji Kwesturze PŁ. Potwierdzenie transferu bankowego można otrzymać w Kwesturze po ok. 3 dniach od jego wykonania (tel. 42 631 21 85).

 

Odbiór zaliczki

  • Delegowany pracownik jest powiadamiany e-mailem o wysokości przysługującej mu zaliczki dewizowej. Zaliczkę można otrzymać przelewem na konto prywatne (złotówkowe lub walutowe) lub odebrać w Kwesturze, w kasie PŁ, od godz. 10.00 do 13.00, od poniedziałku do piątku, u p. Beaty Kowalczyk (tel. 42 631 21 77), nie wcześniej, niż 3 dni robocze przed planowanym wyjazdem. W nagłych przypadkach termin odbioru dewiz jest ustalany indywidualnie z Kwesturą.
  • Wszystkie płatności dokonane przelewem (koszty uczestnictwa w konferencji, opłata za hotel)  muszą być potwierdzone fakturą. Przejazdy pomiędzy miejscowościami za granicą powinny być potwierdzone fakturą lub biletem z zaznaczoną ceną.

 

Rozliczenie

  • Zaliczka powinna być rozliczona w terminie 14 dni od powrotu z zagranicy. Na rozliczenie wyjazdu służbowego należy umawiać się telefonicznie do SMK.
  • Rozliczenie służbowego wyjazdu zagranicznego wystawione przez pracownika SMK, musi podpisać dysponent konta. Wszystkie rachunki, faktury i bilety ujęte w rozliczeniu powinny być opisane w jednostce delegowanego i podpisane przez upoważnioną osobę.
  • Następnie, w przypadku, gdy zaliczka przekroczyła faktyczne koszty wyjazdu, komplet dokumentów należy złożyć w Kwesturze PŁ (pok. 109, p. Jolanta Faff, tel. 42 631 21 66), a różnicę wpłacić w Kasie PŁ. Jeśli zaliczka była niewystarczająca lub delegowany jej nie otrzymał przed wyjazdem, komplet dokumentów należy dostarczyć do SMK.
  • Wszystkie wypłaty są realizowane w banknotach, z zaokrągleniem kwoty do wysokości najmniejszego nominału. Różnica w rozliczeniu poniżej nominału banknotu, jest przyjmowana w złotówkach.

Data dodania:2018-03-05
Data aktualizacji2018-03-15

Wprowadzone przez:
Agnieszka Garcarek-Sikorska,

Wydziały I JEDNOSTKI UCZELNIANE