Wikamp


Fb

 

 

Politechnika Łódzka

 

Zagraniczne wyjazdy służbowe pracowników PŁ

A+ / A-


Uprzejmie informujemy, że od 24 października 2011 r. działa elektroniczny system SAPort – System Automatyzujący Proces Wyjazdów Zagranicznych.

 

Za jego pomocą można składać podania na wyjazdy zagraniczne, obliczyć należne zaliczki, przesłać zapytania o bilety do biura podróży (w przypadku podróży samolotem) oraz rozliczyć wyjazdy po powrocie.

 

System SAPort obsługuje wszystkie wyjazdy, poza: wyjazdami łączonymi do kilku miast lub krajów oraz wyjazdami długoterminowymi - powyżej 1 miesiąca (takie będą obsługiwane jak dotychczas).

 

System SAPort jest powiązany z Portalem Pracowniczym PŁ i znajduje się na stronie internetowej.
 

 

Poniżej podajemy podstawowe zasady obsługi systemu SAPort:

 

Logowanie do Portalu jest systemowe: login i hasło – obowiązujące dla poczty działającej na serwerze p.lodz.pl.

 

Należy następnie przejść do zakładki „Podanie na wyjazd zagraniczny”.

 

Pierwszym krokiem jest wypełnienie zakładki „Dane osobowe”. Wystarczy zrobić to raz, a dane będą dostępne przy kolejnych wyjazdach. Można je też modyfikować w dowolnym momencie.

Wypełniając poszczególne pola, należy kierować się informacjami i poradami umieszczonymi pod znakami zapytania (help).

W przypadku, kiedy jakaś informacja, wskazówka będzie niejasna lub niepełna, proszę przekazywać swoje uwagi mailem na adres: saport@softsystems.pl

 

Następnie należy przejść do zakładki „Nowe podanie” i wypełnić wszystkie niezbędne pola. Jedynie wypełnienie wszystkich wymaganych przez System pól pozwoli na zarejestrowanie podania. W każdym momencie można zapisać kopię roboczą i wrócić do uzupełniania danych lub dalszego procedowania za jakiś czas. Zapisana kopia robocza będzie się znajdowała w zakładce „Podania”.

 

W zakładce „Podania” znajdują się również wszystkie przygotowane lub złożone podania z opisem, na jakim etapie procesu realizacji jest dane podanie.

 

W celu uzupełnienia podania, sprawdzenia zawartych w nim danych lub zmiany danych już wprowadzonych wybieramy opcję „Edycja”. Natomiast w celu zarejestrowania podania lub wysłania informacji do biura turystycznego należy wybrać opcję „Operacja”, „Złóż podanie”.

 

Cała obsługa związana z rezerwacją biletów odbywa się bezpośrednio pomiędzy pracownikiem, a biurem podróży (obecnie w wyniku przetargu biurem tym jest Sports-Tourist). Otrzyma ono maila z informacją o planowanym wyjeździe i skontaktuje się z Państwem w celu ustalenia szczegółów podróży.

 

Uwaga: Podanie po uzupełnieniu danych należy wydrukować i dostarczyć w formie papierowej – ze zgodą przełożonych na wyjazd – do Centrum Współpracy Międzynarodowej PŁ.

 

Konieczność zachowania procedury „papierowej” wynika z uwarunkowań prawno-finansowych, gdyż do złożenia i rozliczenia podania wymagane są fizyczne podpisy przełożonych.

 

O poszczególnych operacjach  pracownik będzie informowany e-mailem.

Zaliczki gotówkowe wypłacane są w Kwesturze, w kasie PŁ (p. Beata Kowalczyk, 2177, pn.-pt. w godz. 10.00-13.00). Przesłanie rozliczenia nie oznacza, że wyjazd został rozliczony. W celu rozliczenia należy przesłać wstępne rozliczenie do Centrum Współpracy Międzynarodowej (poprzez System), a następnie umówić się na odbiór dokumentu w Centrum Współpracy Międzynarodowej, podpisać rozliczenie i opisać rachunki oraz ostatecznie złożyć rozliczenie w Kwesturze PŁ (pok. 109, p. Jolanta Faff, 2166, pn.-pt. w godz. 11.00-13.00) lub w Centrum Współpracy Międzynarodowej (o ile to PŁ ma zwrócić pracownikowi poniesione za granicą koszty).

 

Uwaga: Polisę ubezpieczeniową należy pobrać z portalu, wybierając opcję „Pobierz polisę ubezpieczeniową”. Ubezpieczenie gwarantowane przez PŁ obowiązuje wyłącznie przy wyjazdach do 1 miesiąca. W przypadku dłuższych wyjazdów należy wykupić dodatkowe ubezpieczenie na pozostałą część pobytu za granicą.

 

W celu rozliczenia wyjazdu należy z sekcji „Podania oczekujące na rozliczenie” wybrać opcję „Operacje”, wypełnić odpowiedni formularz rozliczenia, wysłać do Centrum Współpracy Międzynarodowej za pomocą opcji „Wyślij”, a następnie telefonicznie umówić wizytę w Centrum Współpracy Międzynarodowej i dostarczy dokumenty potwierdzające poniesione koszty związane z wyjazdem (rachunki, faktury, bilety itd.):  mgr Agnieszka Jagielska, telefon: 83869, budynek A16, pok. 111.

 

W razie jakichkolwiek uwag, zapytań czy wątpliwości, proszę o kontakt mailowy na adres: agnieszka.jagielska@p.lodz.pl.


 

Dokumenty

 

Za rejestrację podań odpowiedzialna jest pani Emilia Kowalczyk, tel.: 83870, budynek A16, pok. 111, e-mail: emilia.kowalczyk@p.lodz.pl .

 

Podanie o zgodę na wyjazd – znajduje się na załączonym formularzu lub przez System SAPort. Wymagane jest podanie numeru konta, z którego opłacone zostaną: podróż, hotel, diety oraz ewentualnie opłata konferencyjna. Podanie musi być podpisane przez dyrektora jednostki i dziekana wydziału (odpowiednio dla dyrektorów jednostek zgody udziela dziekan, dla dziekanów oraz dyrektorów jednostek pozawydziałowych – prorektor) (od 15 września 2008 r. zgoda prorektora na wyjazdy pracowników jednostek nie jest wymagana). Na podstawie tego dokumentu przygotowana zostanie podróż, dewiza i ubezpieczenia, wniesiona opłata konferencyjna przez Centrum Współpracy Międzynarodowej. Do podania prosimy załączać potwierdzenie ze strony partnera o gotowości przyjęcia (może być e-mail). Uwaga: podanie o zgodę na wyjazd nie jest podaniem o dofinansowanie wyjazdu przez dziekana lub rektora.

 

Skierowanie – w przypadku wyjazdów długoterminowych (powyżej 1 miesiąca), powinno być dołączone do Podania o zgodę na wyjazd.

 

Oświadczenie po powrocie z zagranicy – po powrocie z wyjazdów długoterminowych.

 

Załączniki – potwierdzenie przyjęcia referatu na konferencję lub zgoda partnera zagranicznego na przyjęcie w oznaczonym terminie; dane dotyczące przelewu opłaty konferencyjnej; potwierdzenia mogą być wydrukiem e-maila lub faxem.

 

Terminy – podanie wraz z załącznikami powinno być dostarczone do Centrum Współpracy Międzynarodowej z dwutygodniowym wyprzedzeniem daty wyjazdu, terminu dokonania opłaty konferencyjnej lub depozytu hotelowego.

 

Podróż

 

Osoba odpowiedzialna: Emilia Kowalczyk, tel.: 83870, budynek A16, pok. 111, e-mail: emilia.kowalczyk@p.lodz.pl .

 

Bilety lotnicze

Po uzgodnieniach telefonicznych, osobistych lub mailowych DWZ zamawia bilet i w momencie jego wystawienia przesyła pocztą elektroniczną do delegowanego za granicę pracownika PŁ. W Systemie SAPort zamawianie biletu odbywa się bezpośrednio z biurem podróży.

 

Bilety kolejowe i autokarowe

Delegowany pracownik samodzielnie wykupuje bilet w dowolnym biurze podróży lub na dworcu. Po okazaniu biletu (o ile widnieje na nim cena zakupu) lub faktury Centrum Współpracy Międzynarodowej zwraca koszty na konto bądź gotówką w kasie PŁ.

 

Samochód prywatny

• Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem.

 

• Koszty wyjazdu zagranicznego odbywanego samochodem osobowym pokrywa delegowany-kierowca pojazdu z zaliczki uzyskanej w Kwesturze PŁ na podstawie delegacji wyjazdu służbowego podpisanej przez bezpośredniego przełożonego dysponującego funduszami oraz dyrektor Centrum Współpracy Międzynarodowej.

 

• Koszt przejazdu zostaje rozliczony wyłącznie dla kierowcy-właściciela pojazdu.

 

• Na druku delegacji powinny się znaleźć: numer rejestracyjny pojazdu, jego marka i pojemność silnika.

 

• Kwota zaliczki na przejazd zostaje wyliczona przez dział Współpracy z zagranicą i wynosi: liczba kilometrów w obie strony x stawka za l km. przebiegu.

 

•  Stawki za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych ulegają zmianie zgodnie z rozporządzeniami Ministra Transportu. Obecnie wynoszą:


    - do pojemności 900 - 0,5214 zł/km,
    - powyżej pojemności 900  - 0,8358 zł/km.

 

    • Jeżeli samochodem podróżuje 1 osoba, otrzymuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości 50% wyliczonej stawki.

    • W przypadku przejazdu jednym samochodem kilku osób nie uzyskują one zwrotu kosztów przejazdu, a jedynie diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

    • Osobom odbywającym zagraniczną podróż służbową samochodem przysługuje zwrot kosztów noclegów lub ryczał (jeżeli nie przedstawi rachunku), a także diety w wysokości przysługującej, z uwzględnieniem daty i godziny przekroczenia granicy RP.

     

    Wizy

    W Centrum Współpracy Międzynarodowej można uzyskać informacje dotyczące krajów z ruchem wizowym oraz procedur uzyskania wiz.

     

    Dewizy

     

    Osoba odpowiedzialna: Agnieszka Jagielska, tel.: 83869, budynek A16, pok. 111, e-mail: agnieszka.jagielska@p.lodz.pl .

     

    Opłata konferencyjna

    W przypadku wyjazdu na konferencję, do podania o zgodę na wyjazd zagraniczny należy dołączyć wypełniony formularz opłaty, fakturę pro-forma lub kopię faktury, zawierające dane: nazwę banku, numer rachunku (lub IBAN), kod SWIFT/BIC, nazwę i adres beneficjenta - właściciela rachunku). Zgodnie z ustaleniami, Centrum Współpracy Międzynarodowej przygotowuje zlecenie przelewu, które przekazuje do realizacji Kwesturze PŁ.

     

    Kserokopię potwierdzenia bankowego można otrzymać w Kwesturze po 3-7 dniach od dokonania przelewu (tel. w kwesturze: 2175).

     

    Diety oraz limit hotelowy

    Diety na wyjazd zagraniczny wyliczane są zgodnie z terminem pobytu za granicą (godzina wylotu i przylotu lub, w przypadku podróży samochodem, godzina przekroczenia granicy podana przez delegowanego), a ich wysokość – podobnie jak wysokość limitów hotelowych - ustala dla poszczególnych krajów Minister Pracy i Polityki Społecznej („tabela diet” w kolumnie po lewej stronie).

     

    Wysokość zaliczki dewizowej na wyjazd zagraniczny wyliczana jest przez Centrum Współpracy Międzynarodowej lub System SAPort i przesyłana do Kwestury.

     

    Delegowany pracownik zostanie powiadomiony e-mailem o wysokości przysługującej mu zaliczki dewizowej, którą będzie mógł odebrać w Kwesturze, w kasie PŁ - nie wcześniej, niż na 3 dni przed planowanym wyjazdem.

    W przypadku wyjazdu „w ostatniej chwili” termin odbioru dewiz należy uzgodnić indywidualnie z Kwesturą.

     

    Wypłatami dewiz w Kwesturze zajmuje się pani Beata Kowalczyk, tel.: 2177. Kasa jest czynna od poniedziałku do piątku, w godzinach 10.00-13.00.

     

    Na życzenie pracownika (zaznaczone na podaniu o wyjazd) wypłata zaliczki dewizowej na wyjazd może zostać zrealizowana w formie przelewu na konto dewizowe lub złotówkowe pracownika.

     

    Rozliczenia wyjazdu zagranicznego będzie można dokonać przesyłając dokumenty (rachunki za hotel, potwierdzenie dokonania opłaty konferencyjnej na miejscu, bilety na przejazdy wewnętrzne w kraju pobytu, potwierdzenie innych uprawnionych wydatków) do Centrum Współpracy Międzynarodowej pocztą wewnętrzną lub dostarczyć osobiście. Zwrot środków będzie się odbywał w Kwesturze, natomiast dopłaty będą przelewane na konto osobiste pracownika lub (w przypadku niewielkich kwot, do 100,- zł.) również wypłacane w Kwesturze.

    Rozliczenia z podpisem przełożonego, z załączonymi opisanymi fakturami należy składać w Kwesturze, pok. 109, u p. Jolanty Faff (2166) - o ile pracownik zwraca nadpłatę lub w Centrum Współpracy Międzynarodowej - w przypadku, gdy PŁ jest winna pracownikowi wyrównanie poniesionych za granicą kosztów.

    Ubezpieczenie

    Osoba odpowiedzialna: Emilia Kowalczyk, tel.: 83870, budynek A16, pok. 111, e-mail: emilia.kowalczyk@p.lodz.pl .

     

    Pracownik delegowany za granicę na wyjazd krótkoterminowy (do 1 miesiąca) jest ubezpieczany przez PŁ. Pracownicy nie otrzymują polis ubezpieczeniowych, a jedynie informację (w formie wydruku) o nazwie ubezpieczyciela, numerze polisy PŁ oraz numerze, pod który należy zgłaszać zdarzenia. Informacja ta będzie przesyłana do delegowanego pracownika drogą mailową lub dostępna do pobrania w Systemie SAPort.

     

    W przypadku wyjazdów długoterminowych (powyżej 1 miesiąca) delegowany pracownik może samodzielnie wykupić polisę ubezpieczeniową obejmującą okres po miesiącu ubezpieczonym przez Centrum Współpracy Międzynarodowej PŁ, o ile otrzyma zgodę dysponenta konta i przełożonego.

     

    Treść umów ubezpieczenia pomiędzy PŁ, a ubezpieczycielem dostępna jest w formie załącznika do niniejszego tekstu.

     

    Dofinansowanie do wyjazdów zagranicznych pracowników PŁ z rezerwy na współpracę zagraniczną:

     

    Z 1 stycznia 2009 r. ulegają zmianie zasady przyznawania dofinansowania do wyjazdów zagranicznych pracowników PŁ z rezerwy rektora na współpracę zagraniczną.

     

    O fundusze centralne mogą ubiegać się pracownicy wyjeżdżający na:


    - konferencje o zakresie światowym w celu wygłoszenia referatu plenarnego,


    - konferencje o zakresie światowym w celu wygłoszenia referatu, pod warunkiem, że artykuł zostanie opublikowany w czasopiśmie z listy filadelfijskiej,


    - spotkania organizacyjne w celu złożenia wspólnego wniosku w Programie Ramowym lub innych projektach międzynarodowych, nawiązania współpracy w skali Uczelni, promowania Uczelni, itp.,


    - oraz doktoranci wyjeżdżający na konferencje o zakresie światowym w celu wygłoszenia  referatu.

     

     

    UWAGA:  Zgodnie z przeprowadzonym przetargiem nieograniczonym PŁ jest zobowiązana do wykupywania biletów lotniczych w biurze Sports-Tourist. Umowa poprzetargowa obowiązuje od dnia 14 lipca 2015r. do 30 grudnia 2017r. (nr umowy: RAP.384.09.2015.RNZ z dnia 14.07.2015r.).


    Data dodania:2006-12-20
    Data aktualizacji2017-09-25

    Wprowadzone przez:
    Joanna Stawicka,
    Pliki do pobrania
    ZałącznikWielkość
    podanie_o_wyjazd.doc45 KB
    ZałącznikWielkość
    skierowanie_0.doc36.5 KB
    ZałącznikWielkość
    oswiadczenie_po_powrocie.doc26.5 KB
    ZałącznikWielkość
    owu_open_business_v1.pdf1.32 MB
    ZałącznikWielkość
    polisa_113-16-665-00001399_b.pdf1.44 MB
    ZałącznikWielkość
    polisa_113-16-665-00001400_a.pdf1.36 MB
    ZałącznikWielkość
    komunikat_procedury_wyjazdowe_pl.pdf4.76 MB

    Wydziały I JEDNOSTKI UCZELNIANE