Sekretariat Kanclerza

adres: ul. Żeromskiego 116, 90-924 Łódź
tel.: (0-42) 636 82 99, (0-42) 631 20 12
e-mail: teresa.janasik@p.lodz.pl
Obsługa administracyjno-biurowa kanclerza i jego zastępców.

Dział Bezpieczeństwa Pracy

adres: ul. Stefanowskiego 2, 90-924 Łódź
tel.: (0-42) 636 62 37, (0-42) 631 20 32
e-mail: irena.perzyna@p.lodz.pl

1. Organizowanie przedsięwzięć zapobiegających zagrożeniom życia i zdrowia pracowników i studentów, a także poprawiających warunki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz nauczania, kontrola wykonania zadań w tym zakresie.
2. Kontrola i profilaktyka w dziedzinie ochrony przeciwpożarowej.
3. Doradztwo i konsultacje z zakresu ochrony przeciwpożarowej, w tym w szczególności w ustaleniu typu i ilości podręcznego sprzętu gaśniczego.

Dział Inwentaryzacji

adres: ul. Stefanowskiego 2, 90-924 Łódź
tel.: (0-42) 631 21 10
e-mail: rai@adm.p.lodz.pl

1. Sporządzanie planów i harmonogramów inwentaryzacji ciągłej, kontrola jej realizacji oraz prowadzenie ewidencji.
2. Kierowanie pracami zespołów spisowych.
3. Rozliczanie inwentaryzacji środków trwałych i przedmiotów nietrwałych.

Dział Księgowości

adres: ul. Żeromskiego 116, 90-924 Łódź
tel.: (0-42) 631 21 61
e-mail: akk@adm.p.lodz.pl

1. Prowadzenie ewidencji księgowej, sporządzanie zestawień obrotów i sald oraz okresowych bilansów i sprawozdań statystycznych.
2. Wtórna kontrola dokumentów stanowiących podstawę zapisów księgowych.
3. Przygotowywanie analiz działalności finansowej.
4. Windykacja należności.
5. Ustalanie wyników finansowych oraz analizowanie prawidłowości finansowania poszczególnych rodzajów działalności.
6. Obsługa finansowo-księgowa Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.

Dział Finansowy

adres: ul. Żeromskiego 116, 90-924 Łódź
tel.: (0-42) 631 20 18
e-mail: akf@adm.p.lodz.pl

1. Opracowywanie planów i sprawozdań finansowych.
2. Bieżąca kontrola dokumentów finansowych oraz dyscypliny finansowej.
3. Wypłata stypendiów i zasiłków rodzinnych dla studentów.
4. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania.
5. Obsługa bankowa i kasowa uczelni.

Dział Analizy i Rachuby Płac

adres: ul. Żeromskiego 116, 90-924 Łódź
tel.: (0-42) 631 21 68
fax: (0-42) 636 12 24
e-mail: akp@adm.p.lodz.pl

1. Prowadzenie analiz funduszu wynagrodzeń i kontrola wypłat.
2. Obliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list wypłat.
3. Wykonywanie czynności związanych z ustalaniem podatków.

Dział Eksploatacji

adres: ul. Żeromskiego 116, 90-924 Łódź
tel.: (0-42) 636 63 46, (0-42) 631 21 51, (0-42) 631 21 52
e-mail: ate@adm.p.lodz.pl

1. Nadzór nad stanem technicznym, eksploatacją oraz sprawnością techniczną obiektów, urządzeń i instalacji ogólnouczelnianych, zapewnienie ciągłości ich pracy.
2. Bieżące kontrole, przeglądy i pomiary instalacji ogólnouczelnianych.
3. Wykonywanie konserwacji oraz napraw bieżących i awaryjnych obiektów, urządzeń i instalacji ogólnouczelnianych.
4. Gospodarka wodna, ściekowa i energetyczna (za wyjątkiem podstacji oraz rozdzielni średniego i niskiego napięcia znajdujących się w jednostkach organizacyjnych oraz instalacji do celów dydaktyczno-naukowych i produkcyjnych).
5. Obsługa węzłów i instalacji c.o.
6. Obsługa systemu łączności przewodowej (za wyjątkiem instalacji przyzywowej w domach studenckich oraz centralek telefonicznych zainstalowanych przez poszczególne jednostki organizacyjne).
7. Prowadzenie dokumentacji związanej z przeglądami instalacji w obiektach uczelni.
8. Typowanie obiektów i urządzeń do remontu łącznie z ustaleniem zakresu robót oraz udział w odbiorze wykonywanych prac.
9. Ustalenie warunków zasilania w eksploatowanych obiektach.
10. Wystawianie zleceń dotyczących wykonania prac związanych z eksploatacją obiektów i instalacji ogólnouczelnianych.
11. Archiwowanie dokumentacji technicznej.
12. Zakres zadań Działu Eksploatacji nie obejmuje obiektów będących w dyspozycji Dyrektora Osiedla Akademickiego, z wyjątkiem obowiązków wymienionych w punkcie 1.13, podpunkcie 7.

Dział Rozbudowy i Remontów

adres: ul. Żeromskiego 116, 90-924 Łódź
tel.: (0-42) 636 16 99, (0-42) 631 21 59, (0-42) 631 21 60
e-mail: atr@adm.p.lodz.pl

1. Okresowe przeglądy i oceny stanu technicznego obiektów.
2. Planowanie remontów.
3. Przygotowywanie lub zlecanie opracowania dokumentacji technicznej remontów.
4. Zlecanie remontów wykonawcom.
5. Nadzór techniczny nad remontami.
6. Rozliczanie i odbiory robót.
7. Inwentaryzacja techniczna obiektów, aktualizacja dokumentacji technicznej.
8. Planowanie rozbudowy i urbanistyki uczelni.
9. Przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do realizacji inwestycji.
10. Nadzór nad realizacją inwestycji.
11. Sprawy formalno-prawne obiektów i terenu.
12. Dokumentacja techniczna i formalno-prawna inwestycji.

Dział Zaopatrzenia

adres: ul. Żeromskiego 116, 90-924 Łódź
tel.: (0-42) 636 62 34, (0-42) 631 21 30
e-mail: agz@adm.p.lodz.pl

1. Realizacja zaopatrzenia materiałowego.
2. Prowadzenie gospodarki materiałowej i magazynowej.
3. Koordynacja gospodarki szczególnymi rodzajami materiałów takich jak: spirytusy, trucizny, metale szlachetne i gazy techniczne.
4. Zaopatrywanie jednostek i komórek organizacyjnych w pieczęcie i pieczątki oraz druki toku studiów.

Dział Gospodarczy

adres: ul. Żeromskiego 116, 90-924 Łódź
tel.: (0-42) 636 89 25, (0-42) 631 21 11
e-mail: agg@adm.p.lodz.pl

1. Prowadzenie czynności gospodarczych dotyczących nieruchomości uczelni z wyjątkiem Osiedla Akademickiego, Hotelu Asystenta, ośrodków wypoczynkowych, w szczególności: zgłaszanie zapotrzebowań na wykonanie napraw, remontów i konserwacji, utrzymywanie we właściwym stanie sanitarnym i estetycznym terenu, obiektów oraz pomieszczeń (z wyjątkiem pomieszczeń jednostek organizacyjnych działalności podstawowej), oznakowanie dróg, wyjść ewakuacyjnych, parkingów, hydrantów, itp.
2. Prowadzenie spraw ochrony mienia uczelni, a w szczególności: zabezpieczenie terenu, obiektów oraz pomieszczeń ogólnouczelnianych przed kradzieżą, prowadzenie portierni i szatni.
3. Zapewnienie czystości w pomieszczeniach uczelni, z wyjątkiem pomieszczeń wyłączonych z gestii działu.
4. Koordynacja gospodarki maszynami i urządzeniami biurowymi znajdującymi się w użytkowaniu administracji rektorskiej i kanclerskiej.
5. Gospodarka surowcami wtórnymi w Uczelni.
6. Obsługa świąt państwowych oraz uroczystości okolicznościowych o charakterze ogólnouczelnianym w zakresie: odpowiedniego przygotowania budynków i pomieszczeń, zapewnienie odpowiedniej oprawy plastycznej, opieki nad strojami i insygniami akademickimi.
7. Obsługa jednostek organizacyjnych administracji rektorskiej i kanclerskiej w zakresie: gospodarki środkami czystościowymi, gospodarki odzieżą roboczą i sprzętem ochronnym.
8. Gospodarka inwentarzem (wyposażenie, ewidencja i rozliczenia, naprawy i konserwacja sprzętu biurowego) użytkowanym przez administrację rektorską i kanclerską.

Dział Administracyjno-Socjalny

adres: ul. Żeromskiego 116, 90-924 Łódź
tel.: (0-42) 636 62 29, (0-42) 631 21 15, (0-42) 631 21 16
fax: (0-42) 636 56 15
e-mail: ags@adm.p.lodz.pl
http://www.p.lodz.pl/dzs,index.htm

1. Prowadzenie dokumentacji formalno-prawnej nieruchomości.
2. Prowadzenie spraw związanych z przydziałem lokali zakładowych oraz administrowanie tymi lokalami.
3. Zawieranie umów w sprawie wynajmu garaży, lokali użytkowych, terenów będących w gestii kanclerza Politechniki Łódzkiej oraz wystawianie faktur watowskich dzierżawcom.
4. Przyjmowanie opłat za czynsze i świadczenia socjalne oraz dokonywanie terminowych rozliczeń z Kwesturą.
5. Prowadzenie działalności socjalno-bytowej w Politechnice Łódzkiej, a w szczególności:
   1. Opracowywanie preliminarza działalności socjalno-bytowej na podstawie posiadanych na ten cel środków.
   2. Administrowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych.
   3. Organizowanie różnych form pomocy dla pozostających w trudnych warunkach życiowych pracowników oraz rencistów i emerytów Politechniki Łódzkiej.
   4. Administrowanie i rozliczanie kosztów ośrodków wypoczynkowych Politechniki Łódzkiej oraz ścisła współpraca z Kwesturą.
   5. Współpraca z kierownikami zakładowych ośrodków wypoczynkowych oraz załatwianie spraw związanych z zapewnieniem wypoczynku pracownikom i członkom ich rodzin.
   6. Organizowanie opieki socjalnej nad dziećmi pracowników w formie kolonii letnich, obozów i zimowisk oraz upominków gwiazdkowych.
   7. Współdziałanie z zakładowymi organizacjami związkowymi przy realizacji zadań działalności socjalno-bytowej.
   8. Prowadzenie ewidencji udzielonych świadczeń socjalnych dla pracowników i ich rodzin oraz ewidencji podatku dochodowego od uzyskanych świadczeń socjalnych.
   9. Prowadzenie sprawozdawczości dotyczącej ośrodków wypoczynkowych i zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
6. Organizowanie i obsługa obiegu korespondencji, prowadzenie archiwum uczelni, maszynopisanie i powielanie dla potrzeb administracyjnych.

Dział Obsługi Funduszy Europejskich

adres: ul. Żeromskiego 116, 90-924 Łódź
tel.: (0-42) 631 21 78
fax: (0-42) 636 89 34
e-mail: beata.kapala@p.lodz.pl

1. Organizacja i prowadzenie wyodrębnionej ewidencji finansowo-księgowej związanej z realizacją projektów finansowanych lub współfinansowanych z funduszy strukturalnych oraz z innych środków europejskich.
2. Wspomaganie jednostek organizacyjnych realizujących projekty finansowane lub współfinansowane z funduszy europejskich w zakresie sporządzania dokumentacji i rozliczeń finansowych projektów.
3. Prowadzenie rejestru wniosków zgłaszanych do aplikacji oraz rejestru projektów realizowanych w ramach funduszy europejskich.
4. Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie uzyskania niezbędnych do złożenia wniosku załączników finansowych oraz dokumentów związanych z zabezpieczeniem realizacji umów, takich jak: sprawozdań finansowych, zaświadczeń o niezaleganiu w zapłacie zobowiązań wobec budżetu i ZUS, weksli, gwarancji bankowych, lub innych form zabezpieczenia, otwieraniu odrębnych rachunków bankowych do realizacji projektów.
5. Przyjmowanie od jednostek realizujących projekty dokumentów finansowych opisanych i zatwierdzonych przez kierownika jednostki organizacyjnej oraz kierownika (koordynatora) projektu, a także ich weryfikacja pod kątem kwalifikowalności do finansowania zgodnie zawartymi umowami oraz wytycznymi UE.
6. Prowadzenie bieżącego monitoringu finansowego projektów realizowanych w Uczelni.
7. Weryfikacja oraz kontrola zgodności pod względem finansowym harmonogramów płatności oraz wniosków o płatności sporządzanych przez jednostki realizujące projekty.
8. Przygotowywanie załączników finansowych do wniosków o płatność oraz potwierdzanie ich kopii za zgodność z oryginałem.
9. Monitoring bieżącej realizacji i dokonywanych rozliczeń realizowanych projektów.
10. Realizacja płatności związanych z projektem i kontrola ich zgodności z budżetem projektu, zawartymi umowami i harmonogramem płatności.
11. Kontrola poprawności i zgodności z zapisami księgowymi, przygotowywanych przez kierownika (koordynatora) projektu, raportów okresowych i raportów końcowych w części finansowej projektu.
12. Przygotowywanie informacji z zakresu analizy finansowej dla potrzeb kierownictwa Uczelni.
13. Sprawozdawczość z zakresu realizacji projektów.
14. Przechowywanie dokumentacji finansowo-księgowej zgodnie z wymaganiami realizowanych projektów.

Dział Zamówień Publicznych

adres: ul. Żeromskiego 116, 90-924 Łódź
tel.: (0-42) 631 21 04, (0-42) 631 21 05
e-mail: azp@adm.p.lodz.pl

1. Zadania ogólnouczelniane:
   1. Zapewnienie środków ochrony prawnej podczas prowadzonych postępowań przetargowych (protest, odwołanie, skarga).
   2. Opracowywanie rocznych zbiorczych planów zamówień.
   3. Doradztwo dla jednostek organizacyjnych PŁ w przygotowywaniu postępowań w zakresie formalnym.
   4. Monitorowanie i kontrola przebiegu realizacji postępowań przetargowych oraz procesu kontraktowania.
   5. Opiniowanie sprawozdań, raportów, wyjaśnień oraz innych dokumentów przygotowywanych przez jednostki organizacyjne PŁ.
   6. Bieżąca analiza stosowania prawa zamówień publicznych.
   7. Organizacja i prowadzenie systemu informacji wewnętrznej i przekazywania wiedzy w zakresie prawa zamówień publicznych.
2. Prowadzenie postępowań na rzecz administracji rektorskiej i kanclerskiej oraz dla dużych projektów strukturalnych w pozostałych jednostkach organizacyjnych:
   1. Opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
   2. Organizowanie i obsługa prac komisji przetargowych.
   3. Publikacja ogłoszeń o zamówieniach publicznych.
   4. Realizacja procedur przetargowych.
   5. Sporządzanie dokumentacji przetargowej dla prowadzonych postępowań.
   6. Przygotowywanie wzorów umów z wykonawcami w zakresie prowadzonych postępowań.

Dział Projektów Strukturalnych

adres: ul. Żeromskiego 116, 90-924 Łódź
tel.: (0-42) 631 21 07
e-mail: azu@adm.p.lodz.pl

1. Doradztwo dla jednostek organizacyjnych w zakresie:
   1. Zasad programów oraz warunków i procedur aplikowania.
   2. Opracowywania wniosków, szczególnie międzywydziałowych.
   3. Bieżącej realizacji projektów.
2. Ocena formalnych i technicznych możliwości realizacji projektów.
3. Prowadzenie rejestru wniosków zgłaszanych do aplikacji oraz rejestru projektów realizowanych.
4. Wspomaganie jednostek wnioskujących w zakresie opracowania merytorycznej części projektu.
5. Pomoc kierownikom projektów w kompletowaniu dokumentów stanowiących załączniki do wniosków oraz umów o dofinansowanie projektów infrastrukturalnych.
6. Wykonywanie czynności związanych z zarządzaniem projektami realizowanymi albo koordynowanymi przez administrację kanclerską.
7. Akceptowanie strony formalnej dokumentów projektów realizowanych albo koordynowanych przez administrację kanclerską.
8. Prowadzenie bieżącego monitoringu strony rzeczowej realizowanych projektów i sprawozdań z realizacji projektów.